Manajemen perubahan seri 4

Berurusan dengan perubahan

persimpangan jalan

Kebiasaan adalah bagian normal dari setiap manusia yang  hidup, tapi mereka sering kontraproduktif ketika berhadapan dengan perubahan. Sebagai manusia kita tidak sangat baik untuk  berubah. Kita melihat perubahan sebagai hal negatif bahwa sesuatu yang menciptakan ketidakstabilan dan ketidakamanan. Sebuah proses manajemen perubahan secara normal sering berkembang melalui sejumlah fase Mental:

  1. Denial

Kami akan melawan perubahan untuk melindungi “status quo”.

  1. Frustrasi dan kemarahan

Ketika kita menyadari bahwa kita tidak bisa menghindari perubahan dan kita menjadi tidak aman karena kurangnya kesadaran.

  1. Negosiasi dan tawar menawar

Di  mana kita mencoba untuk menyimpan apa yang kita bisa lakukan.

  1. Depresi

Ketika kita menyadari bahwa tidak ada cara lama dapat dimasukkan ke dalam cara baru.

  1. Penerimaan

Ketika kita menerima perubahan, dan mulai mempersiapkan mental diri kita sendiri.

  1. Percobaan

Di mana kita mencoba untuk menemukan cara baru, dan secara bertahap menghapus hambatan yang lama.

  1. Discovery dan Delight

Ketika kita menyadari bahwa perubahan akan meningkatkan kemungkinan masa depan.

  1. Integrasi dan implementasi

Influence

Buku John Kotter  sangat dihormati yaitu “Leading Change”( 1995) dan tindak lanjut ”The Heart Of Change” ( 2002) menggambarkan model bantuan untuk memahami dan mengelola perubahan. Setiap tahap mengakui prinsip kunci identifikasi oleh “Kotter” yang berkaitan dengan respon masyarakat/ orang dan pendekatan untuk perubahan, di mana orang melihat,merasakan dan perubahan ala Kotter yang kemudian yaitu Delapan model  langkah perubahan yang dapat diringkas sebagai berikut:

Meningkatkan urgensi – Menginspirasi orang untuk bergerak, membuat tujuan nyata dan relevan.

Membangun tim pemandu – Mendapatkan orang yang tepat di tempat dengan komitmen dan  emosi yang tepat, dan campuran keterampilan serta berbagai  tingkat jabatan.

Dapatkan visi tepat – Mendapatkan tim untuk membangun visi yang sederhana dan strategi fokus pada emosional dan aspek kreatif diperlukan untuk panduan layanan dan efisiensi.

Communicate for buy-in – Libatkan orang sebanyak mungkin, berkomunikasi hal yang penting dan sederhana, untuk menarik dan menanggapi kebutuhan orang.

De-Clutter Communication –  Membuat teknologi bekerja untuk Anda daripada melawan Anda.

Pemberdayaan tindakan – Hapus hambatan, memungkinkan umpan balik konstruktif dan banyak dukungan dari para pemimpin – siapkan hadiah dan medali serta mengakui kemajuan.

Buat rencana jangka pendek dalam meraih kemenangan – Siapkan tujuan yang mudah untuk mencapainya – Persetujuan yang terukur, dikelola dengan memperbanyak  inisiatif – Selesaikan tahapan saat ini  sebelum memulai yang baru.

Don’t Let Up –  Menjaga dan mendorong tekad serta ketekunan – perubahan  yang sedang berlangsung  – mendorong berlangsungnya  laporan kemajuan-menyoroti pencapaian dan “Milestone

Membuat perubahan terakhir – Memperkuat nilai perubahan yang berhasil melalui perekrutan, promosi, dan para pemimpin baru dalam perubahan- Mendayagunakan  perubahan menjadi budaya.

SCOPE

Didefinisikan di tingkat tinggi dengan menggambarkan batas dan deliverable proyek. Ini menambahkan rincian untuk definisi tersebut melalui pengumpulan kebutuhan bisnis. Setelah item ini adalah persetujuan  oleh sponsor, dapat mengelola keseluruhan lingkup perubahan melalui lingkup sederhana dari proses perubahan. Memiliki ruang lingkup dan persetujuan kebutuhan bisnis yang  berarti tidak ada yang dapat mengubah dari poin itu. Ini berarti bahwa bukannya akan mengelola keseluruhan proses perubahan dari saat itu ke depan menggunakan lingkup yang baik pada proses manajemen perubahan. Di sini termasuk lingkup proses perubahan yang dapat digunakan pada proyek:

  • Mintalah potensi ruang lingkup permintaan perubahan dari stakeholder pada setiap proyek, termasuk tim proyek, klien, sponsor, dll
  • Proyek yang lebih kecil dapat mendokumentasikan lingkup perubahan dalam bentuk pendek atau e- mail. Untuk proyek yang lebih besar, ruang lingkup permintaan perubahan harus didokumentasikan secara resmi menggunakan lingkup Form Perubahan Permintaan. Yang penting adalah bahwa kebutuhan hal itu untuk mendokumentasikan lingkup perubahan secara tertulis.
  • Masukkan permintaan ke dalam Lingkup log perubahan untuk tujuan pelacakan.
  • Orang membuat ruang lingkup permintaan perubahan harus menentukan nilai bisnis untuk proyek. Sponsor akan perlu informasi ini untuk membuat keputusan akhir.
  • Manajer proyek akan menetapkan ruang lingkup permintaan perubahan ke sebuah tim anggota selama penyelidikan lebih lanjut.( Manajer proyek bisa menetapkan pada dirinya sendiri.) anggota tim pertama akan menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelidiki ruang lingkup permintaan perubahan. Jika waktu yang dibutuhkan untuk melakukan analisis akan menyebabkan deliverable tanggal untuk slip, permintaan harus terlebih dahulu dibawa ke sponsor untuk menentukan apakah permintaan harus diselidiki atau tidak. Jika sponsor memberikan persetujuan awal untuk melanjutkan, rencana kerja dan anggaran mungkin perlu diperbarui untuk mencerminkan pekerjaan baru ini. Jika sponsor tidak setuju untuk menyelidiki permintaan perubahan, maka permintaan harus ditutup dan dianggap sebagai “Not approved” pada Lingkup log perubahan.
  • Ambil ruang lingkup permintaan perubahan alternative, nilai bisnis dan dampak proyek pada  sponsor untuk resolusi (Ya, kami melakukannya atau tidak ada, Tidak, kami tidak mengerjakannya)
  • Dokumen resolusi atau tindakan
  • Resolusi dokumen secara singkat pada log perubahan ruang lingkup, jika sponsor tidak setuju dengan perubahan permintaan, maka permintaan  harus ditutup karena “Not approved” pada log perubahan “Scope”
  • Jika permintaan perubahan “Scope” di setujui, sesuai yang di tambahkan ke rencana kerja untuk memastikan perubahan itu di implementasikan, anggaran proyek juga harus di perbarui jika di perlukan.
  • Definisi proyek saat ini (Charter)harus “UPDATED” jika hasil perubahan “SCOPE” di setujui dalam perubahan yang mendasar terhadap suatu proyek.

Selama berlangsungnya proses tersebut di atas, pastikan bahwa anda berkomunikasi tentang semua status dan resolusi proyek pada semua anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya yang sesuai perubahan limgkup. Ini biasanya di lakukan dengan melampirkan log waktu perubahan scope laporan dari status anda. Ini membantu mengelola harapan dan menunjukkan bagaimana permintaan perubahan scope yang berdampak pada tanggal akhir penyelesaian proyek dan anggaran.

Proyek Manajemen Perubahan

Dunia bisnis bukanlah suatu hal yang stagnan dan proses globalisasi dan kemajuan teknologi, misalnya, hanya dua dimensi yang terus menerus memaksa perusahaan untuk berubah. Perusahaan harus menyadari lingkungan internal dan eksternal yang dinamis di mana mereka beroperasi. Manajer harus mencatat bahwa setiap perubahan dalam suatu organisasi mungkin memiliki efek memperluas cakupan daerah di mana perubahan diterapkan. Jika perubahan tidak dikelola secara efektif, hal ini dapat menyebabkan resistensi dan permusuhan dalam satu atau lebih dari para pemangku kepentingan bisnis.

Pengaruh eksternal dan internal

Yang kemungkinan jenis ini dalam prakteknya tidaklah sejelas seperti yang dijelaskan di atas. Hal ini juga mungkin terjadi bahwa proses perubahan beralih dari satu jenis yang lain. Namun, dalam hal apapun, ada selalu faktor yang hampir sama untuk memulai sebuah proyek manajemen perubahan.

Pengaruh eksternal

Pengaruh hukum seperti amandemen terhadap peran Hubungan Kerja yang sering disebut sebagai “WORK CHOICES” – Di mana perubahan legislatif telah mempengaruhi peran hubungan kerja di banyak bisnis, misalnya sifat kontrak kerja, peran serikat buruh industri dan Hubungan Industrial Komisi penyelesaian sengketa di suatu wilayah hukum suatu negara, semuanya telah terkena dampaknya. Harga minyak adalah contoh dari pengaruh ekonomi menimpa biaya bisnis. Harga minyak juga telah mempengaruhi sikap konsumen terhadap konsumsi bahan bakar di mobil. Terorisme sekarang  ini berpengaruh pada kebijakan politik yang telah mempengaruhi sikap konsumen terhadap transportasi umum, pariwisata dan konsumsi barang mewah.

Pengaruh internal

Agar bisnis menjadi menguntungkan, manajemen harus menilai efek dari percepatan teknologi, sistem dan prosedur baru dan budaya bisnis baru. Misalnya, ketika teknologi baru diimplementasikan dalam sebuah organisasi, efisiensi teknologi tidak melayani tujuan kecuali ketentuan yang memadai dibuat untuk melatih karyawan dalam prosedur baru. Akibatnya, manajer akan perlu untuk mengimplementasikan sistem dan prosedur baru untuk memastikan bahwa teknologi baru mengarah ke peningkatan efisiensi. Sebagai contoh, karyawan dapat di reorganisasi menjadi tim kerja untuk mendapatkan produktivitas dan kreativitas yang bermanfaat.

Outsourcing

Dalam beberapa tahun terakhir semakin banyak bisnis mengidentifikasi manfaat dari outsourcing. Bisnis outsourcing dengan menandatangani perjanjian komersial dengan bisnis lain atau sumber daya manusia untuk menyediakan layanan yang siap pakai, atau biasanya telah disediakan di rumah. Dengan outsourcing ke perusahaan spesialis, bisnis ini mampu meningkatkan produktivitas dengan berkonsentrasi pada fungsi bisnis inti mereka. Selain itu, outsourcing memberikan keuntungan penghematan biaya tidak hanya pada tenaga kerja, tetapi juga ruang kantor / lantai. Hal ini memungkinkan bisnis untuk memenuhi permintaan sementara atau berfluktuasi untuk layanan tertentu. Misalnya, hal itu mungkin tidak layak menyewa staf TI baru untuk memasang jaringan komputer baru jika hanya diharapkan untuk mengambil tiga bulan. Departemen TI biasanya outsourcing karena dapat dengan mudah dipisahkan dari fungsi bisnis lainnya.

Masalah keuangan

Alasan keuangan jadi salah satu kemungkinan mengapa ada penolakan pada perubahan, misalnya  adalah ketika sebuah sistem jaringan komputer baru memiliki potensi besar untuk penghematan dan efisiensi di seluruh organisasi, tetapi pengeluaran substansial dalam modal (mungkin mengekspos bisnis untuk komitmen utang jangka panjang) hal ini diperlukan untuk direalisasikan. Tingginya biaya penggantian atau membeli peralatan baru dapat bertindak sebagai biaya terbatas pada bisnis dan sering dapat menunda proses perubahan. Jika sistem baru gagal, bisnis dapat dipaksa untuk menjual peralatan  dengan harga yang merosot. Dengan diperkenalkannya sistem jaringan komputer baru, berbagai pekerjaan dalam organisasi perusahaan dapat menjadi berlebihan. Meskipun dalam jangka panjang sistem akan mengurangi biaya, dalam jangka pendek pengusaha akan perlu membayar karyawan hak redundansi mereka. Pelatihan yang relevan dan fasilitasi mutlak diperlukan ketika bisnis menerapkan sistem jaringan komputer yang baru. Semua anggota staf harus menyadari prosedur dan praktek-praktek baru. Meskipun memberikan manfaat dalam jangka panjang, pelatihan kembali dikaitkan dengan biaya besar dalam bentuk program pengembangan profesional, dan kerugian sementara produktivitas selama jangka waktu pelatihan kembali. Jika biaya pelatihan ulang yang mahal, manajer mungkin menolak menerapkan sistem jaringan komputer baru.

Masalah Staf

Staf mungkin menolak perubahan. Manajer bertanggung jawab untuk mengidentifikasi alasan untuk resistensi terhadap perubahan. Salah satu alasan mengapa karyawan mungkin menolak perubahan adalah bahwa hal itu dapat membahayakan pendapatan mereka, keamanan dan kesempatan kerja di masa depan. Di satu sisi, tingkat keterampilan oleh seorang pekerja dapat dikurangi (de-skilling). Sebagai contoh: “Limapuluh tahun lalu teller bank di perlukan kemampuan matematika yang cukup ahli dan keterampilan akutansi sedangkan saat ini computer menggantikan tugas ini dan teller bank tidak lagi memerlukan keterampilan tersebut”. Di sisi lain, karyawan mungkin menolak perubahan jika mereka perlu untuk memperoleh keterampilan baru. Misalnya, penerapan sistem komputerisasi yang baru mengharuskan semua karyawan untuk diajarkan prosedur baru. Beberapa mungkin tidak mau belajar dan menerapkan keterampilan ini secepat yang diperlukan. Dalam menghadapi perubahan yang akan datang, karyawan mungkin menjadi tidak pasti, cemas dan takut kehilangan prospek karir dan kesempatan promosi. Sebagai contoh, karyawan mungkin merasa keamanan kerjanya terancam jika perusahaan terlibat dalam merger atau pengambilalihan.

Seringkali bisnis baru membutuhkan sedikit staf karena banyak posisi manajemen yang ganda perlu  dihapus.

Bisnis harus merumuskan metode untuk mengurangi yang dapat  menyebabkan gangguan pada perubahan tersebut. Manajer harus mengantisipasi kondisi bisnis baru dan harus siap untuk menerapkan perubahan pada saat itu juga. Jelas jika manajer  amat tidak percaya pada perubahan yang diperlukan maka ada sedikit kesempatan bahwa bisnis mereka akan memperkenalkan perubahan dengan sukses. Melalui agen perubahan dan “Team work manajerial” dapat menciptakan budaya kerja yang menerima perubahan sebagai bagian rutin dari bisnis. Agen perubahan dapat digunakan untuk mengatasi hambatan dan bertanggung jawab atas pengelolaan proses perubahan. Mereka meyakinkan karyawan lain dari kebutuhan dan keinginan perubahan.

Tim kerja memungkinkan komunikasi yang lebih baik antara Manajer dan Karyawan.

Masalah budaya bisnis

Sebuah budaya bisnis mengacu pada nilai-nilai, sikap dan kepercayaan yang dianut oleh manajemen dan karyawan. Budaya bisnis mungkin memiliki sikap yang melekat yang tidak mendukung perubahan, dan bisnis mungkin tidak termotivasi untuk memperbaiki situasi tersebut. Sebuah budaya bisnis yang tidak kompatibel dapat menyebabkan lebih banyak resistensi terhadap perubahan dan durasi yang lebih lama menerapkan perubahan. Keberhasilan manajemen perubahan secara signifikan dipengaruhi oleh penerimaan perubahan dengan manajemen dan karyawan. Setelah semua  kualitas produk atau jasa, tingkat perselisihan industrial dan gambaran eksternal dari semua bisnis merupakan cerminan dari budaya bisnis dan keharmonisan antara karyawan dan manajemen.

 

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s